Toda persona que trabaje por cuenta propia sabe que debe conservar las facturas durante un periodo m\u00ednimo de cuatro a\u00f1os, que es el plazo de prescripci\u00f3n a efectos fiscales (6 a efectos mercantiles).<\/p>\n
Pero una actividad econ\u00f3mica genera m\u00e1s documentos que facturas. Lo normal es que tengamos contratos comerciales con proveedores de bienes o servicios, impresos de liquidaci\u00f3n de impuestos, tasas\u2026 y tambi\u00e9n albaranes, m\u00e1s numerosos si nos dedicamos al comercio.<\/p>\n
Definici\u00f3n de albar\u00e1n<\/strong><\/p>\n El albar\u00e1n es un mero documento de entrega que luego se refleja en una factura.<\/p>\n En negocios tales como la hosteler\u00eda o el comercio, suelen agruparse un determinado n\u00famero de albaranes en una factura recapitulativa de todas esas entregas, realizadas durante el periodo de facturaci\u00f3n.<\/p>\n Por lo tanto, cabe pensar que, si la informaci\u00f3n del albar\u00e1n est\u00e1 contenida en la factura, conservarlo no tiene sentido.<\/p>\n Sin embargo, los albaranes s\u00ed son necesarios.<\/p>\n Requisitos para que un albar\u00e1n sea v\u00e1lido<\/strong><\/p>\n El contenido del albar\u00e1n var\u00eda en funci\u00f3n del pa\u00eds en que se emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que demuestran la existencia de la transacci\u00f3n:<\/p>\n – Lugar y fecha de emisi\u00f3n del albar\u00e1n Tipos de albar\u00e1n<\/strong><\/p>\n Dependiendo de los datos que refleje, el albar\u00e1n puede ser:<\/p>\n – Albar\u00e1n valorado<\/span>: No suele ir acompa\u00f1ado de la factura, esta se har\u00e1 posteriormente a la entrega del producto. Contiene el n\u00famero de productos o servicio, el precio individual, descuentos, impuestos e importe total.<\/p>\n – Albar\u00e1n no valorado<\/span>: va acompa\u00f1ado de la factura y solo contiene datos que afectan a la descripci\u00f3n y cantidad<\/p>\n Usar un tipo de albar\u00e1n u otro depender\u00e1 de la informaci\u00f3n que solicite el cliente o de la pol\u00edtica de facturaci\u00f3n que tenga el vendedor.<\/p>\n Los albaranes y la factura recapitulativa<\/strong><\/p>\n Las facturas de compra se documentan con la informaci\u00f3n en ellos contenida.<\/p>\n Desde el momento en que se hace menci\u00f3n a un albar\u00e1n en la factura, deber\u00e1n conservarse ambos documentos debidamente anexados.<\/p>\n En la mayor\u00eda de la ocasiones, las facturas recapitulativas son un mero resumen de la informaci\u00f3n que contienen los albaranes, haciendo referencia en ellas a las fechas y n\u00fameros de albaranes que detallan las operaciones realizadas.<\/p>\n Pero tambi\u00e9n se dan casos en que las facturas detallan en un \u00fanico documento la informaci\u00f3n de todas y cada una de esas operaciones.<\/p>\n En este caso s\u00ed es posible deshacerse de los albaranes ya que la informaci\u00f3n que \u00e9stos aportan ya est\u00e1 contenida en la propia factura.<\/p>\n Obligaci\u00f3n de guardar los albaranes<\/strong><\/p>\n La obligaci\u00f3n de guardar los albaranes junto a las facturas, nace en el momento en que en dichas facturas se hace referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido.<\/p>\n Si la propia factura recopila toda la informaci\u00f3n de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, podemos conservar \u00fanicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes.<\/p>\n Hay que tener en cuenta que el albar\u00e1n no es un documento v\u00e1lido a efectos fiscales si no se acompa\u00f1a de la factura que lo menciona.<\/p>\n No confundamos en la contabilidad ambos documentos.<\/p>\n Si recibimos una entrega de mercanc\u00edas y nos dejan un albar\u00e1n, debemos asegurarnos de que luego nos env\u00edan la factura. El albar\u00e1n por s\u00ed solo no sirve para deducir impuesto alguno.<\/p>\n
\n– C\u00f3digo o n\u00famero del documento.
\n– Datos identificativos del comprador y del vendedor.
\n– Domicilio del comprador y vendedor
\n– Lugar y fecha de entrega.
\n– Firma y sello del receptor de la mercanc\u00eda.
\n– Cantidad y descripci\u00f3n de los productos.
\n– No es requisito indispensable especificar en el albar\u00e1n el precio del producto, puesto que la funci\u00f3n del albar\u00e1n no es la de justificar el pago, para ello est\u00e1 la factura, sino la de justificar la entrega del producto o servicio.<\/p>\n