La digitalización de la facturación avanza en España con dos obligaciones que suelen confundirse: la adaptación de los programas informáticos al Reglamento VERI*FACTU y la futura implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.
Aunque ambas medidas afectan a la gestión de las facturas, tienen finalidades, requisitos y calendarios diferentes. Conocer esta distinción resulta fundamental para planificar correctamente la adaptación del negocio y elegir un programa de facturación preparado para los nuevos requisitos.
¿Qué cambia con VERI*FACTU?
El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación establece los requisitos que deberán cumplir los programas utilizados para emitir facturas. Su objetivo es garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Los programas deberán generar un registro por cada factura emitida, enlazarlo con el registro anterior mediante mecanismos de seguridad e incorporar un código QR en las facturas.
Existen dos modalidades de cumplimiento:
- VERI*FACTU: los registros de facturación se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria.
- No VERI*FACTU: los registros permanecen almacenados en el sistema de la empresa, con las medidas de seguridad, firma electrónica, conservación y trazabilidad exigidas por la normativa.
Por tanto, VERIFACTU no significa necesariamente que todas las facturas tengan que enviarse a Hacienda. La normativa permite conservar los registros en el propio sistema, siempre que el programa cumpla los requisitos establecidos para la modalidad No VERIFACTU.
Los plazos actualmente previstos para disponer de un sistema adaptado son:
- Antes del 1 de enero de 2027 para las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales, incluidos los autónomos afectados.
Estos plazos fueron ampliados mediante el Real Decreto-ley 15/2025, según la información publicada por la Agencia Tributaria.
Gábilos permite trabajar con VERIFACTU y No VERIFACTU
El software de facturación de Gábilos incorpora la configuración necesaria para que cada empresa pueda utilizar la modalidad que corresponda a sus necesidades: VERIFACTU o No VERIFACTU.
En la modalidad VERIFACTU, el sistema permite generar y remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria. En la modalidad No VERIFACTU, dichos registros se conservan en el propio sistema aplicando los requisitos de seguridad y trazabilidad exigidos.
Además, el programa contempla la incorporación del código QR en las facturas y la generación de los registros vinculados a cada documento emitido.
De esta manera, las pymes, los autónomos y sus asesorías pueden continuar gestionando su facturación desde un mismo programa, adaptándose progresivamente a la nueva normativa y evitando cambios de última hora.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas?
La factura electrónica obligatoria responde a una normativa diferente. Su finalidad es sustituir progresivamente las facturas en papel o en PDF por facturas electrónicas estructuradas en las operaciones realizadas entre empresarios y profesionales.
El Real Decreto 238/2026 ha desarrollado los requisitos técnicos y de información de este nuevo sistema. También regula las plataformas de intercambio y la comunicación de determinados estados de la factura, incluido su pago efectivo.
La aplicación no será inmediata. Los plazos se contarán desde la entrada en vigor de la orden ministerial que complete las especificaciones técnicas:
- Doce meses después, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los ocho millones de euros durante el año anterior.
- Veinticuatro meses después, para el resto de empresarios y profesionales.
Por este motivo, las empresas deberán estar pendientes de la publicación de dicha orden ministerial, ya que será la que active el cómputo definitivo.
Un registro de facturación no es una factura electrónica
Esta es una de las diferencias más importantes.
Con VERI*FACTU, el programa genera un registro de facturación que contiene información fiscal y elementos de seguridad. Sin embargo, ese registro no equivale a la factura electrónica que recibe el cliente.
La factura electrónica obligatoria regula el formato y el intercambio de la factura entre empresas. VERI*FACTU regula principalmente el funcionamiento del programa con el que se genera.
Una empresa puede, por tanto, tener que cumplir simultáneamente ambas obligaciones:
- Utilizar un sistema informático de facturación adaptado al Reglamento VERI*FACTU.
- Emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas cuando resulte exigible.
La propia AEAT aclara que los registros generados por los sistemas informáticos no son facturas electrónicas y que ambas normativas establecen obligaciones diferentes.
Consecuencias fiscales y contables
La implantación de estos sistemas obligará a revisar algunos procedimientos internos. La información introducida al emitir una factura deberá ser coherente con su posterior contabilización y con las declaraciones tributarias.
Además, será especialmente importante evitar errores en datos como:
- El NIF y la denominación del destinatario.
- La fecha y numeración de la factura.
- La base imponible y el tipo de IVA.
- Las rectificaciones y anulaciones.
- La fecha de pago y el estado de la factura.
Las facturas no podrán modificarse directamente después de su emisión como si fueran simples documentos editables. Las correcciones deberán realizarse mediante los procedimientos previstos y dejando la correspondiente trazabilidad.
Contar con un programa de facturación y contabilidad integrado, como Gábilos, facilita que los datos de las facturas se trasladen correctamente al área contable y fiscal, reduciendo duplicidades y posibles errores.
¿Qué deberían hacer ya las pymes y los autónomos?
No es recomendable esperar a las últimas semanas. Antes de contratar o actualizar un programa, conviene comprobar:
- Si estará adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
- Si permitirá trabajar en modalidad VERIFACTU o No VERIFACTU.
- Si incorporará el código QR y generará correctamente los registros.
- Si podrá emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas.
- Si facilitará la comunicación con clientes, proveedores y asesorías.
- Si conservará de forma segura la información y su historial de modificaciones.
También es un buen momento para depurar las fichas de clientes y proveedores, revisar las series de facturación y establecer quién puede emitir, rectificar o anular documentos.
Gábilos, preparado para la nueva facturación
Gábilos ofrece a pymes, autónomos y asesorías una solución de facturación preparada para afrontar los nuevos requisitos legales.
Su configuración permite seleccionar la modalidad VERIFACTU o No VERIFACTU y gestionar desde un mismo entorno la emisión de facturas, los registros de facturación y su conexión con la contabilidad.
La nueva regulación no consiste únicamente en cambiar el formato de una factura. Supone una transformación de todo el proceso de emisión, intercambio, contabilización y conservación de la información.
Prepararse con tiempo, consultar con la asesoría y utilizar un software adaptado permitirá realizar la transición con mayor seguridad y evitar incidencias cuando las nuevas obligaciones sean plenamente exigibles.
Texto actualizado a 14 de septiembre de 2026. Los plazos de la factura electrónica entre empresas dependerán de la publicación y entrada en vigor de la orden ministerial pendiente.
