Una ausencia imprevista puede alterar toda la jornada de una pequeña empresa. Hay que reorganizar turnos, repartir tareas y mantener la atención al cliente con menos personas. Si las ausencias se repiten, el problema también puede afectar a los costes y al ambiente de trabajo.
¿Qué puede hacer la empresa? El primer paso es conocer la causa. Una baja médica, un permiso y una falta sin justificar requieren respuestas diferentes. A partir de ahí, conviene combinar prevención, seguimiento y, cuando corresponda, medidas disciplinarias.
Distinguir las ausencias antes de actuar
Al analizar el absentismo, es recomendable separar tres situaciones:
- Bajas médicas: requieren gestionar la incapacidad temporal y organizar la cobertura del puesto.
- Permisos y otras ausencias justificadas: deben tramitarse conforme a la normativa y al convenio aplicable.
- Faltas de asistencia o retrasos injustificados: pueden dar lugar a una actuación disciplinaria.
Esta clasificación evita que una cifra global de absentismo lleve a conclusiones equivocadas. Tener varias personas de baja no plantea el mismo problema que acumular retrasos sin justificar.
Además, la enfermedad o condición de salud está protegida frente a la discriminación por la Ley 15/2022. Las decisiones empresariales que vulneren esa protección pueden ser nulas y generar responsabilidad.
Cómo controlar el absentismo en una pequeña empresa
1. Registrar las incidencias de forma ordenada
Conviene disponer de un registro de ausencias con fechas, duración, categoría y estado de justificación. Un programa de gestión de personal puede facilitar el seguimiento y evitar que la información quede repartida entre mensajes, correos y anotaciones.
Para analizar la evolución, puede utilizarse un indicador interno sencillo:
Porcentaje de horas de ausencia = horas de ausencia del periodo ÷ horas de trabajo previstas × 100.
Es fundamental mantener el mismo criterio de cálculo y separar las causas. Por ejemplo, calcular las faltas injustificadas por un lado y las bajas médicas por otro. En plantillas pequeñas, una sola baja prolongada puede elevar mucho el porcentaje.
2. Establecer un protocolo de comunicación
La plantilla debería saber a quién avisar, por qué canal y cómo comunicar una incidencia cuando sea posible. El protocolo debe ser claro y contemplar situaciones en las que una urgencia impida avisar de inmediato.
En las bajas médicas, desde abril de 2023 la persona trabajadora ya no debe entregar a la empresa la copia de los partes: la información se transmite por vía telemática a través del INSS. Conviene distinguir ese circuito de la comunicación organizativa de una ausencia.
3. Buscar causas que puedan corregirse
Si las ausencias aumentan en un departamento o turno, merece la pena revisar qué sucede: sobrecarga, dificultades para organizar horarios, conflictos, tareas físicamente exigentes o problemas de coordinación.
Como medidas de gestión, la empresa puede revisar el reparto de trabajo, mejorar la planificación de turnos, abrir un canal para comunicar dificultades y trabajar con su servicio de prevención.
4. Preparar la cobertura de los puestos
Documentar tareas y formar a varias personas en funciones esenciales ayuda a mantener la actividad durante una ausencia. También evita que el trabajo recaiga siempre sobre los mismos compañeros.
Qué medidas puede tomar la empresa si hay ausencias injustificadas
Antes de decidir, resulta recomendable seguir una secuencia: comprobar los registros, pedir una explicación, revisar la justificación y consultar el convenio colectivo.
Las sanciones deben ajustarse a la ley y al convenio, que pueden contemplar amonestaciones o suspensiones de empleo y sueldo. Las graves y muy graves deben comunicarse por escrito, indicando hechos y fecha. No se pueden imponer multas salariales ni quitar vacaciones como castigo.
No conviene utilizar una regla automática como «tres faltas implican despido». Hay que valorar las circunstancias y los requisitos aplicables.
Las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad pueden justificar un despido disciplinario, si constituyen un incumplimiento grave y culpable. Antes de adoptarlo, debe ofrecerse al trabajador la posibilidad de defenderse de los cargos, salvo la excepción de que no pueda exigirse razonablemente al empleador. Así lo establece la doctrina del Tribunal Supremo sobre audiencia previa.
Qué puede hacer la empresa ante bajas médicas recurrentes
La repetición de bajas no demuestra por sí sola que exista fraude.
El artículo 20.4 del Estatuto permite verificar mediante personal médico la salud alegada para justificar ausencias. Ese control no permite a la empresa emitir un alta médica. Además, el antiguo despido objetivo por determinados porcentajes de faltas de asistencia del artículo 52.d está derogado.
La gestión debe respetar también la privacidad. La empresa debe solicitar únicamente los datos necesarios para justificar el derecho correspondiente; con carácter general, no necesita conocer el diagnóstico. La AEPD contempla excepciones cuando un derecho laboral exige acreditar una circunstancia médica concreta.
Una gestión constante ayuda a tomar mejores decisiones
Para una pyme o un autónomo con empleados, un buen punto de partida es revisar cada mes las ausencias, resolver las incidencias pendientes y comprobar si las medidas organizativas están funcionando.
Contar con información ordenada permite anticipar sustituciones, detectar dificultades y documentar los incumplimientos. Cuando sea necesario sancionar o valorar un despido, la revisión del caso con la asesoría laboral ayudará a aplicar la medida adecuada y cumplir el procedimiento.
